اتوماسيون اداري؛ تسريع در پاسخگويي و كاهش مكاتبات

اشاره: بيش از يك دهه است كه در كشور تحليلگران و طراحان سيستم‌هاي اداري سعي كرده‌اند گردش مكاتبات اداري را در سازمان‌هاي خود مكانيزه كنند. با توجه به انگيزه مديريت عالي و امكانات هر سازمان اين تلا‌ش‌ها از كمترين سطح تا بالا‌ترين سطح را هدف قرار داده است. در اين 10سال، كمتر سازماني را مي‌توان يافت كه هيچ تلا‌شي در اين زمينه نداشته باشد. در اين مدت هزاران نرم‌افزار توسط سازمان‌ها تهيه يا به صورت آماده خريداري شده و ميلياردها تومان بودجه صرف اين كار شده است اما امروز تعداد سازمان‌هايي كه موفق به اتوماسيون كامل مكاتبات اداري شده‌اند از انگشتان دست تجاوز نمي‌كند، علت چيست؟ در خصوص اين سؤال دلايل زيادي بيان شده است. ناقص بودن نرم‌افزار، خرابي شبكه، كمبود امكانات سخت‌افزاري و اما مطالعات گوياي اين واقعيت است كه موارد اشاره شده شرايط لا‌زم براي مكانيزه كردن مكاتبات اداري هستند اما شرايط كافي نيستند. به عبارت ديگر، سازمان‌هاي زيادي را ميتوان يافت كه توان مالي لا‌زم براي تهيه انواع سخت‌افزار و نرم‌افزار را داشته و نسبت به تهيه آن اقدام كرده باشند اما در عمل توفيقي در مكانيزه كردن كامل مكاتبات اداري نداشتهاند. مديريت پياده‌سازي اتوماسيون از عوامل بسيار مهمي است كه در سرنوشت هر پروژه تأثير اساسي دارد و اين عاملي است كه به طور معمول مورد غفلت قرار مي‌گيرد. در اين مقاله سعي شده است موضوع پياده‌سازي و عواملي كه بايد به هنگام پياده‌سازي در نظر گرفته شود، اشاره و مورد بحث قرار گيرد.
امروزه پيشرفت فناوري و حركت دنياي عظيم رايانه با سرعت غير قابل تصور آن از يك سو و توقعات و نيازهاي روزافزون مشتريان و ارباب رجوع در محيط‌هاي ادار ي از سوي ديگر، سازمان‌ها را مجبور به استفاده از روش‌هاي سريع‌تر و ساده‌تري براي انجام عمليات روزمره كرده است. اين امر در كشور ما نمود خود را در مكاتبات داخل سازمان و مكاتبات بين سازماني بيشتر نشان مي‌دهد. هر چند در حالت ايده آل مي‌توان اميدوار به مكانيزه كردن فرآيندهاي انجام امور در داخل سازمان‌ها و بين سازمان‌هاي كشور بود اما به نظر مي‌رسد، اين امر نيازمند رسيدن به حدي از بلوغ در همه سازمان‌هاست كه در حال حاضر فاقد آن هستيم.

اگر بخواهيم دلا‌يل مكانيزه كردن مكاتبات اداري در سازمان‌ها را به طور كامل شرح دهيم، مطالب و موارد قابل ارايه مقالا‌ت متعددي را مي‌طلبد كه خارج از بحث و موضوع مورد نظر است. اما در اينجا فهرست‌وار به اهم اين دلا‌يل اشاره مي‌كنيم.
برخي از مشكلا‌تي كه در يك سيستم دستي و گردش كاغذي سازمان مي‌توان به آن اشاره كرد، به شرح زير است:
- نگهداري و انجام سيستم دستي نيازمند نيروي انساني زيادي است و كنترل دقت و سرعت و نظارت بر نيروي انساني زياد مستلزم سيستمي ديگر و نيروي انساني ديگر است.
- مراحل مختلف ورود نامه، ثبت، ارجاع و جابه‌جايي نامه‌ها بين واحدهاي مختلف تا رسيدن به دست كارشناس ذي‌ربط و برعكس، تهيه پيش‌نويس پاسخ نامه توسط كارشناسان، حروف‌چيني، انجام اصلا‌حات توسط مديران در هر مرحله و در نهايت امضا، ثبت و خروج نامه، مراحلي زمان‌بر و مستلزم ثبت چند باره يك نامه در قسمت‌هاي مختلف و در نتيجه به كارگيري نيروي انساني زياد براي حفظ كارآيي آن است.
– امكان مفقود شدن عمدي و سهوي اسناد، نامه‌ها و پرونده‌ها وجود دارد به ويژه در زمان جابه‌جايي‌هاي سازماني و زمان تغييرات ساختاري يا تغيير محل يك واحد يا سازمان از مكاني به مكاني ديگر.
– استهلا‌ك اسناد بر اثر مرور زمان و شرايط محيطي و جوي.
– احتمال از بين رفتن اسناد در حوادث غيرمترقبه از قبيل آتش سوزي، زلزله و ...
– اختصاص فضاي زيادي براي نگهداري لا‌شه فيزيكي مكاتبات و پرونده‌ها.
– طولا‌ني شدن فرآيند جست‌وجوي نامه در خيل عظيمي از بايگاني‌ها (وقت و نيروي انساني.)
– طولا‌ني شدن فرآيند پي‌گيري نامه از طريق مسؤولا‌ن سازمان، ارباب رجوع و ...
– هزينه زياد خريد كاغذ، انواع دستگاه تكثير و نگهداري آنها.
– هزينه نيروي انساني براي نگهداري و دسترسي به اسناد و مدارك موجود.
– امكان جعل و سوء استفاده از مكاتبات اداري و احتمال اندك كشف آنها (اين امر موجب تحميل هزينه زيادي به نظام اداري كشور شده است تا در موارد ضروري با انجام اقدام‌هاي تكميلي نسبت به اصالت نامه اطمينان حاصل شود.)
- عدم امكان برنامه‌ريزي بر مبناي حجم و ميزان فعاليت و مكاتبات هر بخش به علت عدم وجود آمار قابل اتكا.
- عدم امكان گزارش‌گيري از فعاليت‌هاي زير مجموعه به صورت سيستمي و نيز عدم امكان كنترل صحت آمار و گزارش‌هاي واحدهاي مختلف در مورد انجام فعاليت‌ها.
در مقابل مزايايي كه براي مكانيزه كردن مكاتبات اداري ذكر مي‌شود عبارت‌اند از:
- امكان انجام كارهاي اداري در خارج از محل كار و در هر زمان توسط مديران و حتي كارشناسان.
- كاهش فعاليت‌هاي موازي مانند تكثير بي‌مورد مكاتبات ثبت و نگهداري سوابق در چندين محل.
- نگهداري سوابق عمليات در حجم كمتر، ايمني بالا‌.
- مراجعه آسان به مكاتبات در هر زمان و بدون نياز به حضور مسؤول دبيرخانه يا بايگاني يا دفتر.
- قابليت توليد گزارش‌هاي مورد نياز به همراه نمودارهاي متعدد.
- محول كردن بخش زيادي از فعاليت‌هاي مسؤولا‌ن دفترها، منشي‌ها، حروف‌چين‌ها به سيستم‌هاي نرم‌افزاري.
- امكان پي‌گيري مكانيزه كارها در هر مكان و هر زمان و اطلا‌ع از امور معوق و تأخير شده.
- اعمال كنترل بيشتر در نقل و انتقال مكاتبات و اطلا‌عات طبقه‌بندي شده.
- دقت در انجام عمليات و ثبت تمام امور.
- رديابي امور و پي‌گيري به موقع مراحل كار.
- سهولت و سرعت در گردش عمليات.

به اين نكته بايد دقت شود كه قبل از اجراي اتوماسيون مكاتبات اداري، مديران يك سازمان بايد به طور كامل به اين نتيجه رسيده باشند كه امكان ادامه وضعيت فعلي وجود ندارد و عزم راسخ در آنان براي اجراي اتوماسيون اداري به وجود آمده باشد. در غير اين صورت نه تنها از همه ابزارها و امكانات براي اجراي پروژه استفاده نخواهد شد، بلكه با كوچك‌ترين مخالفت و مشكلي اجراي پروژه با تأخير و حتي توقف مواجه مي‌شود.
تعاريف
اتوماسيون مكاتبات اداري: سيستم نرم‌افزاري كه كاربران را قادر مي‌سازد، مكاتبات وارده به سازمان را به داده‌هاي ديجيتال (اعم از تصوير يا متن )تبديل و با اعمال كنترل‌هاي مختلف در سازمان به جريان اندازند. در اين سيستم‌ها تمام مكاتبات صادره و داخلي از ابتدا به صورت ديجيتال توليد و نگهداري مي‌شود. اين سيستم‌ها داراي قابليت‌هاي زيادي در زمينه كارتابل الكترونيكي، جست‌وجوي آسان و سريع نامه، گزارش پي‌گيري نامه‌هاي وارده/صادره، پاسخگويي سريع و به موقع به مراجعان، اعمال كنترل مناسب بر كاربران، ثبت و نگهداري بهينه اطلا‌عات هستند. از اين سيستم‌ها گاه به نام دبيرخانه مكانيزه نيز ياد مي‌شود اما همان طور كه پيشتر گفتيم، موارد يادشده فراتر از مرزهاي دبيرخانه‌اي است و شامل كل سازمان مي‌شود.
پياده‌سازي: به معني نگاشت الكترونيكي گردش نامه در سيستم با مراحل و روال‌هاي فيزيكي در دنياي واقعي است.
روال: به معني فرآيند مصوب گردش انواع مكاتبات در سازمان است.
ارجاع: انتقال نامه از يك رده و سمت سازماني به يك رده و سمت سازماني ديگر.
اجراي كامل اتوماسيون: سطحي از اجرا كه طي آن تمام مكاتبات وارده در بدو ورود ثبت و لا‌شه آن در دبيرخانه باقي مانده و بقيه كارها تنها از طريق سيستم و بدون استفاده از كاغذ و قلم صورت گيرد، مگر آنكه قانون وجود اسناد و مدارك كتبي را در آن قسمت الزامي‌كرده باشد.
مقدمات پياده‌سازي اتوماسيون در سازمان
ساده انگاري است اگر گمان كنيم با راه‌اندازي يك شبكه پرسرعت داخلي و خريد يك نرم‌افزار اتوماسيون مكاتبات اداري قادر به اجراي كامل اتوماسيون اداري، خواهيم بود. بديهي است ايجاد شبكه‌اي با ظرفيت مناسب و تهيه سخت‌افزارهاي لا‌زم و نرم‌افزار كارآ و توانمند شرايطي لا‌زم براي مكانيزه كردن مكاتبات اداري است امّا مهم‌تر از اينها مديريت اجراي پروژه است كه در صورت غفلت از آن در اكثر موارد، سازمان‌ها با شكست مواجه مي‌شوند. براي اجراي پروژه‌هاي اتوماسيون مكاتبات اداري لا‌زم است اقدام‌هايي قبل از پياده‌سازي، اقدام‌هايي در حين پياده‌سازي و در نهايت اقدام‌‌هايي بعد از پياده‌سازي صورت گيرد كه در زير به اهم آنها اشاره مي‌شود. اجراي اين قبيل پروژه‌ها، بدون تأمين اين ملزومات، حركتي با رويكرد آزمون و خطا و مملو از خطر خواهد بود.
الف – اقدام‌هاي قبل از پياده‌سازي
1– تعيين گروه (يا كميته يا شورا )پياده‌سازي: تعيين گروه مسؤول پياده‌سازي نخستين اقدام لا‌زم براي اجراي پروژه اتوماسيون مكاتبات اداري در سازمان‌هاست. در بسياري از سازمان‌ها به اشتباه اين كار به مديران خدمات ماشيني و دفترهاي انفورماتيك واگذار شده است. اعضاي گروه پياده‌سازي بايد از سوي بالا‌ترين مقام سازمان به عضويت در گروه منصوب شوند و رياست آن تحت نظر مستقيم بالا‌ترين مقام سازمان نسبت به اجراي پروژه اقدام كند. اعضاي گروه بايد در صورت امكان از مسؤولا‌ن قسمت‌هاي مختلف سازمان انتخاب شوند كه هر يك بخشي از مسؤوليت اجراي سيستم را به عهده دارند. استفاده از اشخاصي كه داراي تجربه اجراي موفق اتوماسيون در ساير سازمان‌ها باشند و نيز نمايندگان شركت‌هاي پيمانكار در صورتي كه بخشي از كار به آنان محول شده باشد در اين گروه ضروري است. مسؤوليت اصلي گروه مطالعه، تصميم گيري، هماهنگي در اجرا و كنترل پروژه است. از ديگر وظايف مهم اين گروه تعيين تكليف مكاتبات گذشته سازمان است. به طور معمول سازمان‌ها حسب مورد و با توجه به شرايط خود برخوردهاي زير را با مكاتبات گذشته داشته‌اند:
– تبديل تمام اطلا‌عات گذشته به شكل و چارچوب جديد.
– نگهداري اطلا‌عات گذشته به همان حالت سابق و استفاده از آنها به صورت سنتي.
– تبديل آن بخش از اطلا‌عات گذشته كه مورد مراجعه قرار مي‌گيرد در زمان مراجعه به اطلاعات ديجيتالي. در اين حالت تمام اسناد گذشته در يك فرآيندطولا ني مدت به اطلاعات ديجيتال تبديل ميشود.
به هر حال تصميم‌گيري در اين مورد يك تصميم جمعي است و بايد به صورت هماهنگ در سازمان اجرا شود.
تركيب اعضاي كميته بستگي به وسعت فعاليت سازمان دارد. اشخاص زير با فرض اجرا در يك سازمان بزرگ با حدود 500نفر كارمند پيشنهاد مي‌شود. در محيط‌هاي كوچك‌تر مي‌توان بخشي از فعاليت‌ها و مسؤوليت‌ها را ادغام و به يك نفر واگذار كرد. در زير ضمن تعيين اعضاي پيشنهادي گروه پياده سازي بخشي از اقدام‌هايي كه بايد توسط هر يك از اعضا يا كل گروه پياده‌سازي صورت گيرد، بيان مي‌شود:
مدير يا رييس كميته: اين فرد بايد يكي از مديران رده بالا‌ و با نفوذ سازمان باشد كه علا‌وه بر انگيزه زياد‌، آشنايي نسبي با وظايف و روال‌هاي سازمان داشته باشد و از سوي ديگر با مباحث انفورماتيك و قابليت‌ها و امكانات نرم‌افزارها آشنايي نسبي داشته باشد. در صورتي كه اختيارات بالا‌ترين مقام سازمان به اين فرد تفويض شود، سرعت اجراي امور دو چندان خواهد بود.
طراح و تحليلگر سيستم: اين فرد بايد به طور كامل بر روال‌هاي موجود مكاتبات در سازمان مسلط باشد و بتواند روال‌هاي كلي فعلي سازمان را به روال سيستمي تبديل كند. تدوين روال‌هاي فعلي در صورتي كه تاكنون انجام نشده باشد امري ضروري است تا اطمينان حاصل شود در جريان پياده‌سازي هيچ يك از روال‌ها فراموش نمي شود و از قلم نخواهد افتاد. در سازمان‌هايي كه داراي متناظران استاني هستند اين امر كمي پيچيده‌تر است. زيرا اين احتمال وجود دارد كه هر يك از استان‌ها داراي روال متفاوتي باشند و هماهنگي آنها كاري پيچيده خواهد بود.

مدير نرم‌افزار: اين فرد قبل از راه‌اندازي سيستم مسؤول انتخاب يا تهيه نرم‌افزار مناسب است. نرم‌افزار بايد با توجه به نيازها و روال‌هاي تعيين شده از سوي تحليلگر و استانداردها و ضوابط نرم‌افزاري سازمان انتخاب يا تهيه شود. با توجه به وجود نرم‌افزارهاي قوي موجود در بازار تهيه نرم‌افزار جداگانه موجب افزايش شديد هزينه و تأخير زياد در اجراي پروژه خواهد شد امّا در صورتي كه قرار باشد اجرا در سطحي صورت گيرد كه تمام فرآيندها و روال‌هاي سازمان مكانيزه شود، چاره‌اي جز تهيه نرم‌افزار خاص وجود ندارد هرچند برخي شركت‌هاي نرم‌افزاري مدعي در اختيار داشتن نرم‌افزارهايي هستند كه قادر است با سرعت بالا‌ تمام فرآيندهاي سازمان را مكانيزه كند.
مدير سخت‌افزار و شبكه: اين فرد در مرحله قبل از راه‌اندازي سيستم مسؤول تخمين سخت‌افزار و شبكه مورد نياز با توجه به نيازهاي اعلا‌م شده از سوي مدير نرم‌افزار خواهد بود.و بايد اقدام‌هاي لا‌زم را براي تأمين يا تكميل آنها هم‌زمان با پياده‌سازي به عمل آورد. پس از راه‌اندازي اين فرد و همكارانش مسؤول رفع عيب‌ها و نقص‌هاي احتمالي سخت‌افزار و شبكه هستند. در بسياري موارد ديده شده نقص در سخت‌افزار و شبكه و سرويس دهي نامناسب و دير هنگام واحد ذي‌ربط باعث نارضايتي شديد مديران و كاركنان سازمان مي‌شود و اساس پروژه رابه مخاطره مي‌افكند. تهيه تجهيزات مناسب، سرعت بالا‌ در شبكه، اتخاذ تدابيري براي امنيت شبكه و مراقبت از آن در مقابل ورود ويروس‌ها و ساير نرمافزارهاي مخرب، تهيه نسخ پشتيبان و نگهداري بدون توقف سيستم از وظايف اصلي اين فرد و همكاران وي است.
مسؤول تبليغات يا روابط عمومي: اين فرد مسؤول انجام اقدام‌هايي است تا اذهان عمومي‌كاركنان را آماده و مهياي اجراي پروژه كند. پروژه بايد توسط كاركناني اجرا شود كه نسبت به آن توجيه باشند و مقاومت آنان به حداقل برسد. گردآوري نظرها و اشكال‌ها و پيشنهادهاي كاركنان در مشاركت آنان در اجراي سيستم بسيار مؤثر است. انجام افكارسنجي كاركنان و ارباب رجوع اگر به طريق علمي و دقيق و واقعي انجام شود گروه پياده‌سازي را در رسيدن به مقصود ياري خواهد كرد.
مسؤول آموزش: اين فرد كه بايد از مديران واحد آموزش سازمان باشد مسؤول آموزش كاربران بوده و بايد آموزش‌هاي لا‌زم را هم‌زمان با اجراي سيستم براي كاركنان برنامه‌ريزي كند. تجربه نشان داده است آموزش عمومي‌يكسان براي همه كاركنان مفيد نيست مسؤول آموزش بايد كاربران را براساس گروه‌هاي شغلي طبقه‌بندي كند و فقط بخش‌هاي مورد نياز هر قسمت را به آنها آموزش دهد. گروه‌بندي كاربران به دليل يادگيري صحيح و كارآ بودن آموزش انجام مي‌شود. به عنوان مثال پر واضح است كه در آموزش مديران سازمان نيازي به نحوه ثبت‌نامه وارده نيست. به همين نحو، نحوه گزارش‌گيري از عملكرد كاربران براي كاركنان دبيرخانه مفيد نيست و ...
مسؤول بازرسي: هر چند حضور اين فرد بيشتر پس از راه‌اندازي اوليه سيستم ضرورت مي‌يابد اما حضور وي از ابتدا اين حسن را دارد كه وي در جريان تمام اقدام‌هاي مربوط به پياده‌سازي قرار مي‌گيرد و به خوبي مي‌داند چه مواردي را بايد بازرسي كند و اهميت آن چيست؟ اين فرد بايد ضمن آشنايي با روال‌هاي محيط سازمان، بر حسن اجراي روال‌هاي سيستمي تعريف شده، نظارت كند. تعريف روال و اعمال روال دو رويه مجزا از هم بوده و مسؤولا‌ن تعريف روال‌ها در سازمان‌ها در صورت لزوم قدرت اجرايي را براي اعمال روال ندارند، بنابراين فرد مسؤول يا بازرس با كنترل و نظارت بر اعمال روال‌ها، به پياده‌سازي صحيح سيستم كمك قابل ملا‌حظه‌اي مي‌كند. شايد گفته شود چرا همه كنترل‌ها در سيستم گنجانده نمي‌شود تا نيازي به بازرس نباشد؟ در پاسخ بايد گفت گنجاندن بخش اعظم كنترل‌ها در سيستم امكان‌پذير است اما كثرت كنترل‌ها همه كاربران را با مشكل مواجه مي‌سازد. در واقع بايد بين هزينه و فايده ايجاد هر كنترلي تناسب لا‌زم وجود داشته باشد و مصلحت نيست براي همه موارد كنترل‌هايي در سيستم در نظر گرفت و در برخي موارد لا‌زم است ابزارها و سازوكارهايي خارج از نرم افزار در نظر گرفت تا اطمينان حاصل شود همه افراد وظايف خود را به درستي انجام مي‌دهند. براي مثال در برخي سازمان‌هايي كه مكاتبات اداري مكانيزه شده است، پرونده‌هاي فيزيكي برچيده شده و مكاتبات به صورت ديجيتالي در پرونده‌ها و پوشه‌هاي الكترونيكي ذخيره مي‌شود، اكنون اگر كاربر نام يا عنوان يا شماره پرونده را در نامه ثبت نكند به هنگام بررسي پرونده ديجيتالي توسط مديران يا ساير كارشناسان برخي مكاتبات مشاهده نخواهد شد. بازرس يا بازرسان بايد به طور تصادفي از انتخاب صحيح موضوع و پرونده روي مكاتبات اطمينان حاصل كنند.
مسؤول ارزيابي نيروي انساني: هر چند حضور اين فرد به اهميت حضور بقيه افراد ذكر شده نيست اما چنانچه اين فرد بتواند با همكاري تحليلگر و مسؤول نرم‌افزار اقدام‌هايي را انجام دهد كه بتوان آمارهاي مورد نياز را براي ارزيابي كاركنان از سيستم استخراج كرد، در ايجاد انگيزه براي كاركنان مؤثر خواهد بود.
نماينده يا نمايندگان واحدهاي مختلف سازمان: در سازمان‌هاي بزرگ وجود نماينده آشنا به سيستم اتوماسيون براي پي‌گيري پياده‌سازي سيستم در واحد مربوط و پاسخگويي به سؤال‌هاي كاربران در حين كار ضروري است. هر چند اين قبيل افراد به علت كثرت مراجعات در انجام وظايف خود با مشكل مواجه مي‌شوند امّا تجربه نشان داده است حضور اين افراد در كنار كاركنان در يادگيري كاركنان و پياده‌سازي سريع‌تر و كا‌مل‌تر سيستم تأثير قابل ملا‌حظه‌اي دارد.
مشاوران: بهتر است سازمان‌ها هنگام پياده‌سازي سيستم از افرادي كه در ساير سازمان‌ها اتوماسيون مكاتبات اداري را اجرا كرده‌اند به عنوان مشاور استفاده كنند و تجارب آنان را در تصميم‌هاي خود مدنظر قرار دهند
مسؤول كنترل پروژه: در سازمان‌هاي بزرگ بايد نسبت به كنترل مداوم پروژه اقدام و از رعايت زما‌نبندي اطمينان حاصل كرد

تعيين زمانبندي پياده‌سازي سيستم

پس از مشخص شدن گروه پياده‌سازي، زمانبندي آماده سازي بستر سخت‌افزاري و شبكه و نرم‌افزار توسط مسؤول خدمات ماشيني و زمانبندي نصب و راه‌اندازي نرم‌افزار روي نظام‌هاي موردنظر و همچنين زمان‌بندي آموزش نرم‌افزارهاي پايه توسط مسؤول آموزش مشخص مي‌شود. اين زمانبندي تأثير بسزايي را در انجام موفق پروژه در يك سازمان خواهد داشت.
زمانبندي به ويژه بايد شامل موارد زير باشد:
تعيين زمان ثبت كامل تمام نامه‌هاي وارده در سيستم
همه كاركنان و كاربران بايد به طور دقيق بدانند زمان ثبت نامه‌ها در سيستم چه تاريخي خواهد بود تا مقدمات لا‌زم را براي ورود به اين وضعيت آماده سازند. حسن ديگر تعيين اين تاريخ اين است كه پس از راه‌اندازي سيستم كار جست‌وجوي مكاتبات و پيدا كردن آن ساده مي‌شود زيرا همانگونه كه ذكر شد در سازمان ممكن است بخشي از اطلا‌عات كماكان به صورت سنتي نگهداري و بقيه در سيستم ثبت شود. اگر اين تاريخ مشخص نباشد كاربران بايد براي پيدا كردن يك سابقه از هر دو روش سنتي و سيستمي استفاده كنند.
تعيين مدت زمان دوره آزمايشي
برگزاري دوره آزمايشي پياده‌سازي سيستم يكي از موارد مهم پياده‌سازي است. در دوره آزمايشي تمام واحدها (يا واحد انتخاب شده )به صورت آزمايشي سيستم را پياده‌سازي مي‌كنند اين واحد بايد در عين حال روال‌هاي كاغذي را نيز انجام دهند اين دوره به اين منظور است كه گروه پياده‌سازي اطمينان حاصل كند كه تمام روال‌هاي مورد نياز سازمان از طريق سيستم قابل انجام است مدت دوره آزمايشي بسته به نوع سازمان، نحوه اولويت‌هاي كار، مديريت سازمان و ميزان مراجعه ارباب رجوع ممكن است از يك هفته تا يك ماه به طول انجامد. مدت زمان دوره آزمايشي نبايد چنان كوتاه باشد تا همه روال‌ها آزمايش نشده باشد، نه چنان طولا‌ني تا سيستم براي كاربران خسته كننده شود و جدي گرفته نشود. زيرا همانگونه كه گفته شد در دوره آزمايشي تمام مكاتبات و ارجاع‌ها هم به صورت كاغذي و هم از طريق سيستم انجام مي‌شود. از مزاياي دوره آزمايشي مي‌توان به اعتماد كاربران به سيستم بدون كاغذ، امكان مقايسه كاربران بين دوسيستم، كاركرد كاربران با سيستم به صورت واقعي(پس از طي دوره آموزشي مقدماتي)، رفع اشكالا‌ت احتمالي كاربران در اين دوره و .... اشاره كرد. همانگونه كه در بحث آموزش اشاره خواهد شد بهترين زمان آموزش سيستم زمان دوره آزمايشي است.
تعيين زمان توقف جريان كاغذ در هر سيستم
پس از گذر از دوره آزمايشي، زمان توقف كاغذ و جلوگيري از ارجاع كاغذي در سيستم بايد مشخص و توسط مديريت سازمان به صورت رسمي به تمام واحدها اعلا‌م شود. بديهي است در صورت توفيق در توقف جريان كاغذ در سيستم، به تقريب مي‌توان اطمينان حاصل كرد پياده‌سازي سيستم كامل شده است. در اين مرحله اين امر اهميت دارد كه از يك تاريخ مشخص دبيرخانه مركزي لا‌شه هيچ نامه وارده‌اي را به داخل سازمان ارسال نكند و مديران عالي سازمان و به ويژه بالا‌ترين مقام هيچ مكاتبه‌اي را به غير از مكاتبات ارجاعي از طريق سيستم نپذيرند و بدين ترتيب آن دسته از كاركناني را كه از اجراي سيستم به دلا‌يل مختلف سرباز زده‌اند مجبور به وارد شدن به مرحله جديد كنند.
راه‌اندازي شبكه و تهيه نرم‌افزار
در صورتي كه سازمان فاقد شبكه مناسب براي اتوماسيون مكاتبات اداري باشد بايد نسبت به تأمين شبكه مورد نياز اقدام كند. اين اقدام بايد اندكي قبل از آماده شدن نرم‌افزار باشد. به عبارت ديگر، اگر از ابتدا بدانيم نرم‌افزار تا يك سال آينده آماده نخواهد شد لا‌زم نيست از همان زمان نسبت به تأمين تجهيزات شبكه اقدام كنيم. اين توصيه به دليل سرعت بالا‌ي پيشرفت تجهيزات كامپيوتري صورت مي‌گيرد. ده‌ها مورد را مي‌توان ذكر كرد كه به اين توصيه عمل نشده است و فاصله خريد تجهيزات تا بهكارگيري آنها آنقدر طولا‌ني شده كه مسؤولا‌ن سازمان حتي نصب آنها را فاقد توجيه اقتصادي اعلا‌م كرده‌اند. مديريت قوي بايد اين توانايي را داشته باشد كه در هر مرحله از راه‌اندازي فقط تجهيزات مورد نياز همان مرحله را خريداري و بلا‌فاصله نصب و استفاده كند. در اين صورت علا‌وه بر اينكه آخرين پيشرفت‌ها مورد استفاده قرار مي‌گيرد نقايص و خرابي آنها نيز زودتر مشخص مي‌شود و قبل از اتمام مدت ضمانت شركت پيمانكار، امكان اصلا‌ح آنها بدون تحميل هزينه به سازمان امكان‌پذير است. بديهي است خريد و نصب برخي تجهيزات شبكه بايد به صورت يكباره و يكسان در ابتداي راه‌اندازي پروژه صورت گيرد. بحث انتخاب نرم‌افزار و الزام‌هاي آن در اين مقاله مورد توجه نيست و آيين نامه‌ها و بخشنامه‌هاي زيادي از سوي مراجع مختلف به ويژه شوراي عالي انفورماتيك در اين زمينه صادر شده است. آنچه در اينجا مورد توصيه است ضرورت ساده بودن كار با آن توسط كاربران است. در واقع مديران پروژه بايد نرم‌افزار نويسان را وادار سازند كه با كمترين حركت، بيشترين اقدام صورت گيرد. براي مثال، در برخي نرم افزارها براي ثبت يك نامه يا يك ارجاع بايد چندين كليك يا دكمه صفحه كليد زده شود. همين عمل در برخي ديگر از نرم‌افزارها با تعداد اندكي كليك يا دكمه صفحه كليد صورت مي‌گيرد. مقاومت در برابر نرم‌افزار دوم خيلي كمتر است و پياده سازي آن سريع‌تر صورت مي‌گيرد.
– اقدام‌هاي در حين پياده‌سازي
– آموزش: آموزش كاربران براي كار با شرايط جديد بايد در دو مقطع انجام شود. در مقطع قبل از پياده‌سازي آموزش كاركنان بايد با هدف آشنابي كلي آنها با كامپيوتر، آشنايي مقدماتي با سيستم عامل مورد نياز و كاركردهاي عمومي‌آن، آشنايي با نرم افزار WORD به خصوص تايپ باشد. پر واضح است كه آشنايي و حتي تسلط بر نرم‌افزارهاي ويرايشي مثل WORDبا تسلط بر تايپ دو مقوله جدا از هم هستند. تجربه نشان داده است ميزان تسلط بر تايپ توسط كارشناسان و به خصوص مديران با پذيرش يا مقاومت آنها در برابر سيستم ارتباط مستقيم دارد.هر چند به طور معمول اين موضوع كتمان شده و بيان نمي‌شود. در صورتي كه بتوان براي اطمينان از اينكه كاركنان آموزش‌هاي لا‌زم را فراگرفته‌اند، بخشي از امور حروف‌چيني نامه‌ها يا حداقل اصلا‌ح آنها را به خودشان واگذار كرد در آمادگي آنها براي كار با سيستم بسيار مفيد خواهد بود. در مقطع پياده‌سازي آموزش كاركنان بايد با هدف آشنايي آنها با نرم افزار و روال‌ها و رويه‌هاي جديد فعاليت‌ها با توجه به راه‌اندازي سيستم صورت گيرد. هرچند يك سيستم اتوماسيون مكاتبات اداري خوب بايد داراي راهنماي كاربران و مستندات و حتي فيلم آموزشي براي كاربران باشد اما اين تسهيلا‌ت كاربران را بينياز از آموزش حضوري نمي‌سازد. براي آموزش در اين مقطع بايد به چند نكته توجه داشت:
– آموزش كاربران بايد به صورت طبقه‌بندي شده انجام شود يعني گروه‌هاي كاربري (از قبيل كاركنان دبيرخانه، كارمندان عادي، مديران فني و مديران عالي )كه هر يك با بخش خاصي از نرم افزار سروكار دارند نبايد در يك كلا‌س تحت آموزش قرار گيرند. در غير اين صورت كلا‌س براي شركت‌كنندگان خستهكننده و كم بازده مي‌شود زيرا بخش اعظم مطالب ارايه شده در هر كلا‌س براي گروهي مفيد و براي گروهي غيرضروري خواهد بود.
–آموزش گروه‌هاي كاربري بايد با فاصله زماني باشد، ارايه حجم وسيعي از اطلا‌عات به كاربران در طول يك يا دو روز موجب عدم يادگيري بهينه آنها مي‌شود. آموزش بايد بخش به بخش و با فواصل زماني بيشتر باشد تا كاربر بتواند مطالب آموزشي را به صورت عملي روي نرم‌افزار پياده و تمرين كند.
– آموزش بايد با كارعملي و واقعي همراه باشد. به عبارت ديگر، اگر در حين آموزش يا بعد از آن كاربر مشغول كار عملي با سيستم نباشد، حداكثر ظرف يك هفته تا 10روز يافته‌هاي خود را فراموش خواهد كرد. بنابر اين آموزش نرمافزار در صورت آماده نبودن ساير بخش‌ها (از قبيل شبكه و نرم‌افزار) بايد متوقف شود.
انتخاب تاكتيك پياده‌سازي
پس از راه‌اندازي شبكه، انتخاب نرم‌افزار، آموزش سيستم‌هاي پايه و آموزش مقدماتي نرم‌افزار بايد با تاكتيك پياده‌سازي مشخص شود.
پياده‌سازي سيستم مكاتبات اداري در هر سازمان ممكن است به يكي از سه شكل زير انجام شود:
نصب و راه‌اندازي از بالا‌ به پايين
در اين حالت هر چند به لحاظ رواني اين پيام را براي كاركنان دارد كه مديران سازمان در راه‌اندازي سيستم جدي هستند و خود در خط مقدم اجراي سيستم هستند اما در عمل اگر پياده‌سازي سيستم از رده‌هاي بالا‌يي سازمان آغاز و به رده‌هاي پايين‌تر توسعه يابد، روند پياده‌سازي را با مشكل مواجه خواهد كرد. زيرا پس از راه‌اندازي سيستم‌هاي مديران از آنجا كه سيستم‌هاي معاونان و كارشناسان نصب و راه‌اندازي و عملياتي نشده است، ارجاع و انجام عمليات روي مكاتبات توسط معاونان قابل انتقال به كارشناسان نخواهد بود و بايد به صورت موازي علا‌وه بر ارجاع سيستمي ارجاع كاغذي نيز صورت گيرد.
نصب و راه‌اندازي از پايين به بالا‌
در صورتي كه نصب و پياده‌سازي سيستم از رده‌هاي پاييني سازمان آغاز شود، مانند حالت قبل، مكاتبات و ارجاع‌ها از طريق سيستم به رده‌هاي بالا‌تر ارسال نمي‌شود و بايد بخشي از كار دوباره به سيستم دستي تبديل شود و ادامه يابد. اين روش بهانه خوبي را براي كارشناسان رده‌هاي پايين فراهم مي‌كند كه به بهانه كارنكردن مديران با سيستم از كاركردن با آن سرباز زنند. به طور معمول در اين حالت روند اجراي سيستم به جاي گسترده شدن، متوقف مي‌شود و پس از مدتي اجراي سيستم فقط به دفترهاي مديران و آن هم در حد ثبت مشخصات كلي نامه محدود مي‌شود و مفهومي‌به نام كارتابل الكترونيكي در سازمان وجود خارجي ندارد.
نصب و راه‌اندازي به صورت شاخه‌اي
اين حالت كاربردي‌ترين و عملي‌ترين روش پياده‌سازي در سازمان‌هاست. در اين حالت پياده‌سازي يا نصب و راه‌اندازي در يك شاخه از نمودار سازماني از بالا‌ترين تا پايين‌ترين سطح انجام مي‌شود و در ادامه يك به يك شاخه‌ها به سيستم متصل مي‌شوند.. تشخيص شاخه اوليه در نمودار سازماني برعهده گروه پياده‌سازي است. براي اجراي سيستم در اين شاخه بايد همه امكانات مهيا شود و گروه پياده‌سازي با تشكيل جلسات مداوم به بررسي و حل مشكلا‌ت بپردازد. واكنش منفي يا مثبت اين شاخه تأثير قابل ملا‌حظه‌اي در پيشرفت يا عدم پيشرفت پروژه دارد. اين گروه به علت آنكه اولين گروه اجرا هستند، به طور معمول با مشكلا‌ت زيادي مواجه مي‌شوند، به ويژه اگر نرم افزار براي اولين بار به طور واقعي زير بار قرار گيرد. بديهي است تشويق نخستين گروه پياده‌ساز مي‌تواند در داوطلب شدن و افزايش انگيزه گروه پيشرو مؤثر باشد.

تدوين روال‌ها و نحوه گردش مكاتبات و اعمال آن ها

همان طور كه گفته شد سير گردش مكاتبات از مبداC به مقصد و برعكس در حالت سنتي متفاوت از حالت سيستمي خواهد بود و چه بسا بتوان برخي مراحل را حذف كرد.
يكي از مهم‌ترين بخش‌هاي پياده‌سازي، تعريف روال‌هاي سازمان و اعمال روال‌هاي تعريف شده است تا زماني كه هريك از روال‌هاي جاري سازمان تعريف نشده و نگاشت آن بر سيستم اتوماسيون مكاتبات اداري انجام نشود، پياده‌سازي سيستم به صورت كامل انجام نشده است. بنابراين پس از نصب و راه‌اندازي و آموزش كاربران و پياده‌سازي آزمايشي مرحله تعريف و اعمال روال‌هاست . براي اين كار لا‌زم است اقدام‌هايي به شرح زير انجام شود:
– تمام روال‌ها و سيرگردش مكاتبات در سيستم دستي و آنچه تاكنون بوده به صورت كتبي مستند شود
ممكن است روال‌هاي مستند شده در گردش دستي مكاتبات را به شكل‌هاي مختلفي به روال سيستمي نگاشت. به طور معمول روال‌هاي الكترونيكي متفاوت از روال هاي سنتي خواهدبود و اين تغيير نبايد به صورت سليقه‌اي و چندگانه توسط كاربران صورت گيرد. مستند سازي روال‌هاي دستي هر سازمان (اگر در قبل انجام نشده باشد) و نگاشت سيستمي آن بر عهده طراح و تحليلگر گروه پياده سازي است كه با همكاري رييس گروه بايد صورت گيرد وبه تصويب گروه پياده سازي رسانده شود. براي مثال، اگر در يك سازمان نامه‌هاي ارجاعي مدير به چند معاون بايد به تعداد آنها تكثير و به هر معاون تحويل شود در حالت سيستمي اين مرحله حذف مي‌شود و ارجاع مدير به تمام معاونان از طريق سيستم كافي خواهد بود.
– به طور معمول روال دستي مراحل طولا‌ني‌تري نسبت به روال‌هاي سيستمي بدون كاغذ داراست و اين همان مطلبي است كه از پياده‌سازي سيستم بدون كاغذ مورد انتظار است. به عنوان نمونه ممكن است روال كاغذي در يك سازمان در 8مرحله و 3بار مراجعه ارباب رجوع انجام شود و همان روال در سيستم اتوماسيون مكاتبات به 4مرحله و يك بار مراجعه ارباب رجوع تقليل يابد. ممكن است روال درنظر گرفته شده در فرآيند سيستمي شباهتي به روال دستي نداشته باشد. براي مثال، اگر روال دستي به عنوان نمونه به شكل زير باشد:
مراجعه ارباب رجوع به كارشناس.
نامه دست‌نويس كارشناس به ارباب رجوع (يا تداركات) براي تحويل به ماشين‌نويسي.
حروف‌چيني توسط واحد ماشين نويسي.
تحويل به كارشناس براي تأييد.
پي‌نوشت نامه توسط كارشناس و ارجاع به مسؤول مربوط.
تأييد و امضاي مسؤول مربوط و ارجاع به دبيرخانه.
شماره و تاريخ زدن دبيرخانه.
تحويل نامه به ارباب رجوع.
روال يادشده را مدير سيستم اتوماسيون مكاتبات اداري، ممكن است به شكل سيستمي زير تغيير دهد:
مراجعه ارباب رجوع به كارشناس.
تهيه نامه توسط كارشناس و ارجاع به كارتابل مسؤول.
امضاي معاون و ارجاع به دبيرخانه براي صدور شماره و تاريخ.
تحويل نامه به ارباب رجوع.

یادآور مي‌شود كه تدوين روال سنتي و روال‌هاي سيستمي بايد قبل از پياده‌سازي و حتي قبل از خريد يا توليد نرم‌افزار صورت گيرد و در اين مرحله بايد تنها نسبت به اعمال آنها اقدام كرد. اخذ بازخورد از كاركنان و اصلا‌ح اين فرآيندها در اسرع وقت در مراحل اوليه كار پياده‌سازي ضروري خواهد بود.
بي توجهي برخي سازمان‌ها به اين موضوع باعث شده هر واحد به صورت سليقهاي و غيرهماهنگ با ديگران نسبت به اعمال روال‌هاي خود اقدام كند و بازدهي سيستم را به شدت كاهش دهد و موجبات سردرگمي ارباب رجوع را نيز فراهم سازد . هماهنگ كردن روال‌ها در اين صورت بسيار مشكلتر و پيچيدهتر از اجراي آن از همان ابتدا خواهد بود.
- از ديگر اقدام‌هاي ضروري، تهيه فرم‌ها و الگوهاي سازماني ديجيتالي آماده در سيستم است. اين كار بايد توسط فرد مشخصي در گروه پياده‌سازي (ترجيحاً تحليلگر سيستم) صورت گيرد. تعريف الگوها و فرم‌هاي آماده موجب مي‌شود تا كارشناسان و كاربران سيستم از حروف‌چيني بيشتر خودداري كنند. در برخي از نرم‌افزارها كه نام فرم مورد استفاده نيز ذخيره مي‌شود و امكان جست‌وجو در آن وجود دارد اين نكته اهميت بيشتري دارد و موجب تسهيل بيشتر كار با نرم‌افزار و جست‌وجوي دقيق‌تر درمكاتبات مي‌شود.
– تدوين عناوين پوشه‌ها و موضوع‌هاي سازمان؛ پوشه‌ها و پرونده‌هايي كه در سيستم دستي وجود دارد ممكن است به همان صورت به پوشه‌ها و پرونده‌هاي الكترونيكي نگاشته شود يا با توجه به امكانات پيشرفته سيستم‌هاي اتوماسيون پرونده‌ها و موضوع‌هاي داخل سازمان ممكن است به شكل بهتري با دسترسي سريع‌تر طراحي شود. تدوين عناوين پوشه‌ها و موضوع‌هاي بايد به گونه‌اي باشد تا در قسمت جست‌وجوي مكاتبات با كمترين جستوجو همان مكاتباتي را كه كاربر نياز دارد (نه كمتر و نه بيشتر ) در اختيار وي قرار دهد. بنابراين تعريف پرونده‌ها و موضوع‌هاي مكاتبات در سيستم اتوماسيون موجب مي‌شود تا كاربر مكاتبات را سريع‌تر در بايگاني الكترونيكي قرار دهد. تعريف موضوع‌هاي و پرونده‌هاي سازمان بايد توسط يك يا دو نفر آشنا يا مسلط به بايگاني سازمان انجام شود. نكته مهم اينكه بايد از اجازه دسترسي به افراد مختلف براي تعريف موضوع‌هاي بايگاني الكترونيكي خودداري شود. عدم در نظر گرفتن اين مهم موجب مي‌شود تا تعداد زيادي موضوع و پرونده تكراري و مشابه در سيستم تعريف شود. اين امر دو مشكل را به دنبال خواهد داشت اول اينكه كاربران را به هنگام انتخاب موضوع روي هر نامه با مشكل مواجه مي‌سازد و دوم اينكه هنگام جست‌وجو نيز كاربران براي پيدا كردن مكاتبات مورد نظر بايد چندين جست‌وجو انجام دهند. هر چند در تعداد اندكي از نرم‌افزارها، قابليت‌هاي خوبي براي اصلا‌ح اين اشتباهات وجود دارد امّا بي‌توجهي به اين مسأله ممكن است كار را آنچنان پيچيده كند كه حتي با نرم افزاهاي يادشده نيز نتوان مشكل را حل كرد. در سازمان‌هايي كه به اين امر بي‌توجه بوده‌اند، مشاهده شده است كه پس از مدتي اين امكان در سيستم فقط قابليت استفاده شخصي دارد و سازمان از مزاياي آن بي‌بهره است. يعني هر شخص خود مي‌داند چه موضوع‌هايي را انتخاب كرده و خود نيز مي‌تواند همان موضوع را دربين مكاتبات جست‌وجو كند امّا با جابهجايي شخص تمام اطلا‌عات غيرقابل دستيابي از اين طريق هست و مديران و ساير كارمندان نيز از طبقه‌بندي يادشده بي‌اطلا‌ع هستند.
– امنيت؛ امنيت مقوله‌اي مفصل است كه به تمام بخش‌ها (از قبيل شبكه و تجهيزات به كارگرفته شده، نرم‌افزارهاي پايه، تجهيزات امنيتي، امكان ورود اطلاعات توسط كاركنان و ... )مربوط مي‌شود. آنچه به طور خاص به اتوماسيون مكاتبات اداري مربوط مي‌شود شامل موارد زير است: ايجاد صحيح ساختار سازماني و رعايت رده‌بندي‌هاي سازمان در چارت الكترونيكي، تعريف گروه‌هاي كاربري و مشخص كردن اختيارات و حق دسترسي هر گروه.
در اين زمينه بايد طراحان و تهيه‌كنندگان نرم‌افزار به گونه‌اي برنامه را تهيه كنند كه به هيچ وجه امكان دسترسي افراد غيرمجاز به نامه‌هاي ديگران وجود نداشته باشد. برخي نرم‌افزارها در رعايت اين مسأله تا به آنجا پيش رفته‌اند كه حتي مديران فني سيستم را از دسترسي به اطلا‌عات آن به صورت عادي منع كرده‌اند. نكته مهم در اين زمينه اين است كه گروه پياده سازي بايد كساني را كه حفره‌هاي امنيتي سيستم را شناسايي مي‌كنند، مورد تشويق و قدرداني قرار دهند. اين امر نه تنها ضعف آنها محسوب نخواهد شد، بلكه پويايي و امنيت را افزايش مي‌دهد.
- محل و نحوه نگهداري لا‌شه فيزيكي نامه بايد توسط گروه پياده‌سازي مشخص شود. در حالت دستي به طور معمول بخش زيادي از مكاتبات نزد كارشناسان يا مديران نگهداري مي‌شود. با اجراي اتوماسيون محل بايگاني مكاتبات بايد تغيير كند و همه از آن اطلا‌ع داشته باشند. رويكرد اصلي در اين مسأله بايد تأمين نياز كارشناسان از طريق سيستم و دسترسي حداقل به لا‌شه فيزيكي مكاتبات باشد.
- نياز يا عدم نياز به نسخه دوم نامه بايد مشخص شود. با پياده‌سازي سيستم مكاتبات الكترونيك امكان نگهداري پوشه‌ها و پرونده‌ها به صورت ديجيتال وجود دارد و اگر الزام قانوني و حقوقي نباشد به طور معمول نيازي به نگهداري نسخه دوم نامه‌ها نيست گاهي ممكن است بسته به نوع روال‌هاي سازمان، نياز به نگهداري نسخه دوم نامه صادره باشد. براي اين كار گروه پياده‌سازي بايد تصميم مديريتي اتخاذ و ابلا‌غ كند و اجازه ندهد هر قسمت به سليقه و روش متفاوتي نسبت به اين موضوع برخورد كند.
ج اقدام‌هاي پس از پياده‌سازي
به‌طور معمول پس از پياده‌سازي توقعات و انتظارات كاربران از سيستم بيش از گذشته است. بسياري از آنها با توجه به آشنايي با قابليت‌هاي سيستم تقاضا و درخواست‌هايي
به‌طور معمول پس از پياده‌سازي توقعات و انتظارات كاربران از سيستم بيش از گذشته است. بسياري از آنها با توجه به آشنايي با قابليت‌هاي سيستم تقاضا و درخواست‌هايي بيش از توان سيستم را مطرح مي‌‌كنند كه توجه به نظرهاي كاربران و تلا‌ش براي اجابت كردن آن راه را براي توسعه و اجراي سيستم‌هاي بعدي نيز فراهم مي‌سازد. جهش‌ها و قدم‌هاي بعدي براي اتوماسيون ساير فعاليت‌هاي سازمان بعد از اين مرحله ساده‌تر از گذشته خواهد بود و بسياري از مشكلا‌ت اساسي بر طرف شده است. با اين توضيحات اقدام‌هاي زير پس از پياده‌سازي اوليه پيشنهاد مي‌شود:
– آموزش بيشتر تمام كاربران به‌خصوص كاربراني كه در دوره‌هاي آموزشي شركت فعالي نداشتند يا كاربران
تازه وارد در اين آموزش‌ها بايد تمام قابليت‌هاي سيستم حتي موارد جزيي به كاربران در هر بخش آموزش داده شود تا از همه امكانات سيستم استفاده كنند.
–جمع‌آوري نظرهاي كاربران براي ارتقاي نرم‌افزار و انتقال به مسؤولا‌ن براي كارشناسي موارد مطرح شده و اعمال در صورت ضرورت.
– كنترل روال‌هاي موجود و اطمينان از حصول نتيجه آن (يا بهينه‌سازي و بازنگري روال‌هاي در صورت نياز.)
– تدوين روال‌هاي جديدي كه قابليت اجرا در سيستم را دارند.
– رفع اشكال‌هاي فني و اشكال‌هايي كه در روال‌ها و به‌صورت كلي در پياده‌سازي سيستم رخ داده است.
– بازبيني موضوع‌ها و پرونده‌هاي وارد شده سازمان (براي دسته‌بندي‌هاي لا‌زم و حذف موارد تكراري.)
– ارتقاي به‌موقع نرم‌افزار و تمهيدات لا‌زم در زمان ارتقاي نرم‌افزار.
– مديريت و بازبيني فرستندگان™گيرندگان براي دسته‌بندي صحيح آن.

نتيجه‌گيري
سيستم اتوماسيون مكاتبات اداري موجب تسريع در امور روزمره سازمان‌ها و ادارهها و شركت‌ها، تسريع در پاسخگويي به ارباب رجوع و كاهش حجم مكاتبات و گردش كاغذ در سازمان‌ها مي‌شود. در اين مقاله عوامل متعددي براي پياده‌سازي سيستم اتوماسيون در يك سازمان و ملزومات و نيازمندي‌هاي اين كار مورد بحث و بررسي قرار گرفت. تدوين معيارهاي ارزيابي و مرتبط كردن ملا‌ك‌هاي تشويق با كاركرد افراد با سيستم و استخراج آمار مورد نياز در اين زمينه از سيستم، موجب تسريع در پياده‌سازي و صحت عملكرد سيستم خواهد بود. گاه ممكن است ملزومات پياده‌سازي و همه مواردي كه در اين مقاله بحث شد، فراهم شود اما انگيزه كافي يا علم و دانش مديريتي از طرف مديريت براي تغيير رويه‌هاي داخل سازمان موجود نباشد. در اين حالت بدون شك سازمان در اجراي موفق سيستم با شكست مواجه خواهد شد.

نظرات شما عزیزان:

نام :

آدرس ایمیل:

وب سایت/بلاگ :

متن پیام:

نظر خصوصی

 کد را وارد نمایید:

 

 

 

عکس شما

آپلود عکس دلخواه: